Ersatz der eigenhändigen Unterschrift

  

Wenn man eine Fax Rechnung verschicken möchte, die rechtsverbindlich ist, dann muss man sie mit einer elektronischen Signatur versehen. Es gibt genaue Vorgaben von der EU und dem deutschen Gesetzgeber dafür, wie eine solche elektronische Signatur auszusehen hat. Sie muss eindeutig identifizierbar sein und muss anzeigen können, ob und welche Veränderungen nachträglich an dem Dokument vorgenommen wurden. Hat man seine Fax Rechnung mit einer solchen qualifizierten Signatur versehen, dann kann diese die eigenhändige Unterschrift problemlos ersetzen und wird auch bei der Vorsteuerprüfung anerkannt. Der Vorteil bei der Fax Rechnung ist der, dass man sich das Ausdrucken spart und somit Papierkosten einsparen kann und auch die Kosten für das Porto entfallen. Zudem kann eine Fax Rechnung viel schneller erstellt und versandt werden als eine Rechnung per Post. Aus diesem Grund gehen auch immer mehr Unternehmen dazu über, eine Fax Rechnung an Stelle einer herkömmlichen Rechnung zu verwenden  und dadurch Zeit und Kosten einzusparen.

Natürlich benötigt man für das Erstellen einer gültigen Fax Rechnung eine entsprechende Software. Wichtig ist, dass bei dieser Software nicht nur Anwendungen für das Erstellen der Fax Rechnung enthalten sind, sondern natürlich auch die Möglichkeit besteht, diese sofort mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Darunter versteht man einen Matrixcode, der auch als 2D Barcode bekannt ist, welcher auf das Dokument aufgetragen wird. In diesem Code sind sowohl das Originaldokument als auch die Signatur enthalten. Um den Matrixcode auf der Fax Rechnung zu lesen und somit das erhaltene Dokument zu überprüfen, benötigt man nur einen Scanner. Dafür muss man das Dokument natürlich ausdrucken und die Fax Rechnung auf einen Scanner legen. Dieser überprüft dann den Code, ohne dass er weitere Informationen seitens des Versenders braucht. Durch dieses Verfahren kann die Echtheit einer Fax Rechnung auch nach vielen Jahren noch eindeutig festgestellt werden, selbst wenn Verschmutzungen oder Knicke vorliegen.


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