Papier sparen

  

Viele Unternehmen wünschen sich eine einfachere und papiersparende Lösung für ihren Rechnungsversand. Denn die Archivierung der vielen Rechnungen bedeutet einen großen Aufwand und nimmt außerdem auch Lagerraum weg. Eine Alternative stellt hier die Elektronische Signatur dar, mit der Papier völlig überflüssig wird. Die Elektronische Signatur bietet sich vor allem für Unternehmen an, die ein sehr hohes Formularaufkommen haben und die somit durch die Umstellung auf die Elektronische Signatur sehr viel Geld sparen können. Digitale Rechnungen benötigen in jedem Fall eine rechtsverbindliche Elektronische Signatur, da sie ansonsten ungültig sind und somit auch nicht steuerrechtlich wirksam sind.

Die Elektronische Signatur funktioniert über einen sogenannten 2D Barcode, auf welchem viel mehr Informationen gespeichert werden können als auf dem herkömmlichen Strichcode. Zudem ist die Elektronische Signatur mit dem 2D Barcode extrem unempfindlich. Wird das Formular also ausgedruckt und erhält Knicke oder wird verschmutzt, dann ist der 2D Barcode dennoch immer noch lesbar. So ist das Formular immer eindeutig identifizierbar und kann nicht so leicht manipuliert werden. Dieser Schutz vor Manipulation besteht darin, dass die Elektronische Signatur Informationen zum Inhalt der Rechnung gespeichert hat. Das bedeutet, dass man sogar nach Jahren noch nachprüfen kann, ob die Elektronische Signatur und ihre Angaben mit dem tatsächlichen Rechnungsinhalt übereinstimmen.

Wer seine Verwaltung auf die Elektronische Signatur umstellt, der wird schnell merken, welche Vorteile diese Umstellung bringt. Das Papieraufkommen wird sich im Nu um ein Vielfaches verringern und die Umstellung erfolgt ganz schnell und einfach, da die Elektronische Signatur schnell auf jedem Dokument platziert werden kann. Sie muss natürlich den Vorgaben der EU entsprechen, die genaue Regelungen für rechtskräftige Signaturen festgelegt haben. Am einfachsten ist es, eine Elektronische Signatur zu verwenden, die sich nahtlos integrieren lässt und wenig Aufwand bereitet. Man kann ganz einfach Rechnungen am Computer erstellen, diese in PDF Dateien umwandeln und dann mit der  Signatur versehen.


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